RPAで業務効率化の事例
Aさんが
自動化を検討している内容は？
１．使用している研修管理用Excelファイルを利用して、
自動で研修受講案内メール・リマインドメールを送信する
２.案内メール、リマインドメールに対する返信があるので、
自動でメールを受信し、受信を研修管理用Excelファイルの該当セルに「〇」入力する
というものです。
基本的なWinActorの操作を身に付けたAさんでしたが、ゼロからシナリオ※1を考えるのは初めて。
そこで役立ったのがeラーニングにあった、
「初めてのRPA化フローチャート作成編」でした。
※１シナリオとは
WinActorが実行する処理の流れをフローで視覚的に表現したものです。
シナリオの例
シナリオ作成までの道のり
シナリオ作成までの道のりは、
１．RPA化したい業務の全体像を把握して、作業手順を可視化する
２．フローチャートを作成する
３．作成したフローチャートをもとにシナリオを作成する
業務の全体像は把握できているので、まずは作業手順の可視化を行うことにしました。
メール送受信の可視化
業務の全体像は把握できているので、まずは作業手順の可視化を行うことにしました。
メール送信日は「受講開始日（C列）」を入力すると自動的に計算されます。
以下がメール送信の手順です
１．「受講案内（M列）」でフィルタを実行する
条件：本日日付
２．該当するデータがあれば、受講案内メールを送信する
宛先：「メールアドレス（U列）」からコピー＆ペーストする
CC：担当（J列）をもとに別表を見て管理者（上司）のメールアドレスをコピー＆ペーストする
メール本文：テンプレートに受講者氏名、研修名、開催日をコピー＆ペーストする
３．M列のフィルタを解除し次の「リマインド1（P列）」でフィルタを実行する
条件：本日日付
宛先：社員番号をもとに別表を見てメールアドレスを調べる
メール本文：テンプレートに受講者氏名、研修名、開催日（受講開始日）をコピー＆ペーストする
４．該当するデータがあれば、リマインドメールを送信する
５．P列のフィルタを解除し次の「リマインド２（R列）」でフィルタを実行する。
CC：担当（J列）をもとに別表を見て管理者（上司）のメールアドレスをコピー＆ペーストする
メール本文：テンプレートに受講者氏名、研修名、開催日をコピー＆ペーストする
研修案内、リマインドメールに返信する際はルールを決め、元の件名、本文は残したまま返信してもらうよう、社員には周知済みです。
１．受信したメールの差出人、件名、開催日を確認し、返信（O列またはT列）に「〇」を入力する
受信メールのチェックは、メール送信の直前にも行う
作業手順の可視化終了！！
つづく
WinActor®はNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。
