RPAで業務効率化の事例
Aさんが
自動化を検討している内容は？
１．使用している研修管理用Excelファイルを利用して、
自動で研修受講案内メール・リマインドメールを送信する
２.案内メール、リマインドメールに対する返信があるので、
自動でメールを受信し、受信を研修管理用Excelファイルの該当セルに「〇」入力する
というものです。
基本的なWinActorの操作を身に付けたAさんでしたが、ゼロからシナリオ※1を考えるのは初めて。
そこで役立ったのがeラーニングにあった、
「初めてのRPA化フローチャート作成編」でした。
※１シナリオとは
WinActorが実行する処理の流れをフローで視覚的に表現したものです。
★Aさんが使用したeラーニングについて気になる方はこちらをご覧ください。★
シナリオの例
シナリオ作成までの道のり
シナリオ作成までの道のりは、
１．RPA化したい業務の全体像を把握して、作業手順を可視化する
２．フローチャートを作成する
３．作成したフローチャートをもとにシナリオを作成する
業務の全体像は把握できているので、まずは作業手順の可視化を行うことにしました。
メール送受信の可視化
業務の全体像は把握できているので、まずは作業手順の可視化を行うことにしました。
メール送信日は「受講開始日（C列）」を入力すると自動的に計算されます。
以下がメール送信の手順です
１．「受講案内（M列）」でフィルタを実行する
条件：本日日付
２．該当するデータがあれば、受講案内メールを送信する
宛先：「メールアドレス（U列）」からコピー＆ペーストする
CC：担当（J列）をもとに別表を見て管理者（上司）のメールアドレスをコピー＆ペーストする
メール本文：テンプレートに受講者氏名、研修名、開催日をコピー＆ペーストする
３．M列のフィルタを解除し次の「リマインド1（P列）」でフィルタを実行する
条件：本日日付
宛先：社員番号をもとに別表を見てメールアドレスを調べる
メール本文：テンプレートに受講者氏名、研修名、開催日（受講開始日）をコピー＆ペーストする
４．該当するデータがあれば、リマインドメールを送信する
５．P列のフィルタを解除し次の「リマインド２（R列）」でフィルタを実行する。
CC：担当（J列）をもとに別表を見て管理者（上司）のメールアドレスをコピー＆ペーストする
メール本文：テンプレートに受講者氏名、研修名、開催日をコピー＆ペーストする
研修案内、リマインドメールに返信する際はルールを決め、元の件名、本文は残したまま返信してもらうよう、社員には周知済みです。
１．受信したメールの差出人、件名、開催日を確認し、返信（O列またはT列）に「〇」を入力する
受信メールのチェックは、メール送信の直前にも行う
作業手順の可視化終了！！
つづく
WinActor®はNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。
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